Zásady ochrany osobních údajů Nadačního fondu Českého rozhlasu

Nadační fond provádí zpracování údajů v souladu s právními předpisy, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, tzv. obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „nařízení“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Nadační fond je správcem Vašich osobních údajů (dále jen „údaj“), určuje účely a prostředky zpracování Vašich údajů, provádí jejich zpracování, a tedy i za něj nese odpovědnost. Níže naleznete obecné informace o zpracování údajů Nadačním fondem. O dalších zpracováních údajů informuje Nadační fond dotyčné osoby přímo.

Základní zásady zpracování osobních údajů

• shromažďování údajů provádíme výhradně pro legitimní účely a následně je zpracováváme způsobem slučitelným s těmito účely;
• údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;
• údaje chráníme veškerými rozumnými bezpečnostními a organizačními opatřeními, a to zejména před neoprávněným zpracováním, náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením;
• omezujeme se na nezbytné minimum údajů postačující pro naplnění účelů;
• zpracováváme pouze přesné a aktuální údaje, nepřesné údaje opravujeme a nadbytečné údaje mažeme;
• osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu a archivujeme dle zákonných lhůt, které nám ukládají právní předpisy. Po ztrátě důvodu pro zpracování či uplynutí doby nezbytného zpracování provádíme výmaz příslušných osobních údajů.

Účely, za kterými Vaše údaje Nadační fond zpracovává:

• realizace veřejných sbírek;
• administrace nadační podpory;
• realizace služby Půjčovna kompenzačních pomůcek pro zrakově postižené;
• realizace služby Osvětlovna – poradenství v oblasti pomoci pro zrakově postižené;
• realizace projektu Ježíškova vnoučata;
• PR a marketing;
• realizace vedlejších činností nadačního fondu. 

Nadační fond osobní údaje získává v naprosté většině případů přímo od Vás na základě Vašich žádostí nebo v rámci jednání o uzavření smlouvy či při osobní, telefonické, písemné nebo e-mailové komunikaci.

Právními důvody zpracování osobních údajů v Nadačním fondu jsou některé z těchto důvodů:

• souhlas subjektu údajů;
• plnění smlouvy se subjektem údajů nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
• plnění právní povinnosti, která se na Nadační fond vztahuje;
• nezbytnost zpracování pro účely oprávněných zájmů Nadačního fondu;
• plnění úkolu ve veřejném zájmu.

Zpracovávané kategorie údajů:

Ochranu podle zákona o zpracování osobních údajů používají pouze osobní údaje fyzických osob. Nadační fond zpracovává zejména osobní údaje obecně označované jako údaje:

• identifikační a adresní (například jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého bydliště, korespondenční adresa, u fyzické osoby podnikatele i obchodní firma či dodatek připojený ke jménu, sídlo podnikání a IČO);
• elektronické kontaktní údaje (například telefon, e-mailová adresa, ID datové schránky); 
• údaje potřebné pro plnění smlouvy (například číslo bankovního účtu);
• číslo občanského průkazu v případě poskytnutí pomůcky v rámci služby Půjčovna;
• v případě některých žadatelů osobní údaje o zdravotním stavu a sociální situaci včetně údaje o omezení svéprávnosti a osobě opatrovníka za účelem prokázání oprávnění pro získání nadační podpory či nároku na služby poskytované z naší strany;
• v případě žádosti o nadační příspěvek ve prospěch dítěte zpracováváme údaje z rodného listu dítěte.

 Způsob zpracování údajů Nadačním fondem

Nadační fond zpracovává Vaše údaje manuálně i automatizovaně. Zpracování údajů provádějí především zaměstnanci Nadačního fondu, kteří k nim potřebují mít přístup pro plnění svých pracovních povinností a jsou zavázáni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o nichž se dozvěděli v souvislosti s výkonem práce. Kromě toho mají přístup k Vašim údajům také někteří zaměstnanci našich zpracovatelů, ale pouze v rozsahu nezbytném pro výkon jejich činnosti pro Nadační fond. Se zpracovateli máme uzavřené písemné smlouvy o zpracování údajů obsahující záruky bezpečnosti Vašich údajů.

Nadační fond může zpřístupnit údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis nebo Váš souhlas. Nadační fond zpřístupňuje údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či dodavatelům služeb (typicky dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb nebo evidenčního systému pro vedení databáze žadatelů o nadační příspěvek a služeb správce dárců), provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných Nadačním fondem, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb.

Údaje mohou být zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Údaje týkající se dlužníků mohou být zpřístupněny také společnosti poskytující pojištění pohledávek či jiným společnostem za účelem vymáhání pohledávek. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být údaje předané také orgánům veřejné správy.

Nadační fond nepředává údaje mimo území Evropské unie (EU). O předání údajů mimo EU Vás budeme v případě nutnosti vhodným způsobem informovat.

Zpracování osobních údajů dárců v rámci účelu realizace veřejných sbírek

Primárním účelem zpracování údajů dárců je uzavření a plnění darovací smlouvy. Údaje dále používáme k evidenci, řádnému plnění smluvních vztahů a plnění právních povinností, které se na nás vztahují (zejména v oblasti vedení účetnictví, daní, ochranu osobních údajů). Právním základem zpracování údajů dárců je plnění darovací smlouvy.

Nadační fond zpracovává údaje zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany dárce je dobrovolné, nicméně požadované údaje jsou nutné k uzavření smlouvy nebo plnění naší zákonné povinnosti (např. dané účetními předpisy) a bez jejich poskytnutí není uzavření smlouvy možné.

V rámci zpracování údajů dárců zpracovává Nadační fond také údaje o kontaktních osobách dárců, jedná-li se o právnické osoby (např. jejich statutárních orgánech či zaměstnancích jednajících s Nadačním fondem). Obvykle zpracováváme jméno a příjmení, e-mailovou adresu, pracovní pozici, telefonní číslo. Doba zpracování se řídí lhůtami stanovenými právními předpisy a interním předpisem Nadačního fondu.

Zpracování osobních údajů v rámci účelu administrace nadační podpory

V rámci tohoto účelu zpracováváme údaje žadatelů o nadační podporu, kterými jsou oprávnění žadatelé dle pravidel a podmínek grantových řízení, tj. fyzické osoby a právnické osoby, které splňují požadavky na oprávněného žadatele.

V rámci zpracování údajů žadatelů zpracovává Nadační fond údaje nezbytné pro posouzení žádosti o nadační podporu v rámci hodnocení formálních náležitostí a přijatelnosti a dále v rámci individuálního hodnocení žádostí odbornou hodnotící komisí. Obvykle zpracováváme identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje, údaje potřebné pro plnění smlouvy (číslo bankovního účtu), bude-li s žadatelem uzavřena, v případě některých žadatelů osobní údaje o zdravotním stavu a sociální situaci včetně údaje o omezení svéprávnosti a osobě opatrovníka za účelem prokázání oprávnění pro získání nadační podpory, v případě žádosti o nadační příspěvek ve prospěch dítěte zpracováváme údaje z rodného listu dítěte.

Dále tyto údaje používáme k sestavení smlouvy o nadační podpoře pro žadatele, kterým je schválena nadační podpora, a k řádnému plnění smluvních vztahů a plnění právních povinností, které se na nás vztahují (zejména v oblasti vedení účetnictví, daní, ochrany osobních údajů). Právním základem zpracování údajů příjemců nadační podpory je plnění smlouvy o nadační podpoře.

Nadační fond zpracovává údaje zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany žadatele je dobrovolné, nicméně požadované údaje jsou nutné k posouzení žádosti o nadační podporu a následné uzavření smlouvy o nadační podpoře a bez jejich poskytnutí není uzavření smlouvy možné.

V rámci zpracování údajů žadatelů zpracovává Nadační fond také údaje o kontaktních osobách žadatelů, jedná-li se o právnické osoby (např. jejich statutárních orgánech či zaměstnancích jednajících s Nadačním fondem). Obvykle zpracováváme jméno a příjmení, e-mailovou adresu, pracovní pozici, telefonní číslo. Doba zpracování se řídí lhůtami stanovenými právními předpisy a interním předpisem Nadačního fondu.

Zpracování osobních údajů v rámci účelu realizace služby Půjčovna kompenzačních pomůcek pro zrakově postižené

Účelem zpracování údajů subjektů je vyřízení žádosti o rezervaci pomůcky pro zrakově postižené prostřednictvím online rezervačního formuláře a následné uzavření a plnění smlouvy o výpůjčce s Nadačním fondem. Zpracováváme identifikační a adresní údaje, elektronické kontaktní údaje a v případě některých žadatelů osobní údaje o zdravotním stavu a údaje o omezení svéprávnosti a osobě opatrovníka z důvodu ověření nároku na služby poskytované Půjčovnou. V případě žádosti o nadační příspěvek ve prospěch dítěte zpracováváme údaje z rodného listu dítěte. Nadační fond zpracovává údaje zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany žadatele je dobrovolné, nicméně požadované údaje jsou nutné k posouzení rezervace pomůcky a následné uzavření smlouvy o výpůjčce, přičemž bez jejich poskytnutí není uzavření smlouvy možné. Doba zpracování se řídí lhůtami stanovenými právními předpisy a interním předpisem Nadačního fondu.

Zpracování osobních údajů v rámci účelu realizace služby Osvětlovna – poradenství v oblasti pomoci pro zrakově postižené

Účelem zpracování údajů subjektů je vyřízení požadavku v rámci služby Osvětlovna Nadačního fondu určené osobám s těžkým zrakovým postižením, osobám o ně pečujícím. Služby Osvětlovna poskytuje bezplatné poradenství ve věci např. dostupnosti péče a služeb, nároku na finanční podporu, přístupnosti pro osoby se zrakovým postižením. Službu realizujeme telefonicky, emailem či po dohodě osobně v sídle Nadačního fondu. Zpracováváme identifikační údaje (jméno a příjmení, telefon), elektronické kontaktní údaje (email) a v případě některých žadatelů osobní údaje o zdravotním a sociálním stavu. Nadační fond zpracovává údaje zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany žadatele je dobrovolné, službu je možné poskytovat anonymně bez sdělení jména a příjmení klienta služby. Doba zpracování se řídí interním předpisem Nadačního fondu.

Zpracování osobních údajů v rámci účelu realizace projektu Ježíškova vnoučata

Projekt Ježíškova vnoučata spočívá v propojení dárců se seniory, kteří v předvánočním čase zadávají s pomocí zaměstnanců poskytovatelů sociálních, zdravotnických a ostatních služeb pro seniory své přání do online databáze na www.jeziskovavnoucata.cz. Možnost zadávat přání seniorů do databáze je podmíněná registrací subjektu. V rámci registrace nové právnické osoby (tj. poskytovatel sociálních, zdravotnických a ostatních služeb pro seniory) do projektu zpracováváme identifikační a adresní údaje (název organizace, sídlo podnikání a IČO, případně adresa provozovny, pokud se liší od sídla), elektronické kontaktní údaje (telefon, e-mailová adresa, ID datové schránky), jméno, příjmení, email a telefonní číslo statutárního zástupce a jméno, příjmení, email a telefonní číslo kontaktní osoby pro Nadační fond. Pokud je s tímto subjektem uzavíraná smlouva o nadační podpoře, je dalším zpracovávaným údajem číslo bankovního účtu subjektu. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany subjektu je dobrovolné, nicméně požadované údaje jsou nutné k posouzení žádosti o registraci do projektu Ježíškova vnoučata i případné uzavření smlouvy o nadační podpoře a bez jejich poskytnutí není schválení registrace a uzavření smlouvy možné.

Tyto právnické osoby registrované do projektu Ježíškova vnoučata mohou zadávat do databáze přání uživatelů (tj. seniorů a seniorek). V případě, že přání realizuje Nadační fond prostřednictvím nadační podpory, pak jsou pro účely uzavření smlouvy o nadační podpoře s tímto uživatelem zpracovávány zejména tyto údaje: jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště a v případě některých žadatelů osobní údaje o omezení svéprávnosti a osobě opatrovníka za účelem uzavření smlouvy o nadační podpoře. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany subjektu je dobrovolné, nicméně požadované údaje jsou nutné uzavření smlouvy o nadační podpoře a bez jejich poskytnutí není uzavření smlouvy možné.

Dále jsou v rámci projektu Ježíškova vnoučata zpracovávané osobní údaje dárců, tj. fyzických i právnických osob, kteří se rozhodnou splnit přání seniora či seniorky. Pro účely komunikace s dárcem a ověření jeho skutečné existence zpracováváme tyto osobní údaje: jméno, příjmení, email a telefonní číslo.

Nadační fond zpracovává údaje zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Doba zpracování se řídí lhůtami stanovenými právními předpisy a interním předpisem Nadačního fondu.

Zpracování osobních údajů v rámci účelu PR a marketing

Účelem zpracování je informování subjektů údajů o novinkách a službách Nadačního fondu a šíření obchodních sdělení elektronickými prostředky dle zákona č. 480/2014 Sb., o některých službách informačních společností. Právním důvodem zpracování je vždy souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů. Subjekt údajů musí souhlas projevit jasně a zřetelně, zpravidla kliknutím na tlačítko SOUHLASÍM nebo projevem souhlasu na listině případně smlouvě. Nestanoví-li text souhlasu jinak, je doba zpracování osobních údajů po dobu trvání souhlasu, nejdéle však po dobu deseti (10) let. Osobní údaje pro newslettery v rozsahu emailové adresy, jména a příjmení a případně dalších základních identifikačních údajů zpracovává Nadační fond výhradně u zpracovatele Bit Carvers, s.r.o. Neklanova 112/9, 128 00 Praha, IČ: 04507517, který má se správcem uzavřenou zpracovatelskou smlouvu a zajišťuje systém zasílání newsletterů. K osobním údajům subjektů údajů mají přístup pouze zaměstnanci Nadačního fondu provádějící rozesílání informačních zpráv a zpracovatel Bit Carvers, s.r.o. 

Zpracování osobních údajů v rámci účelu realizace vedlejších činností nadačního fondu

V rámci tohoto účelu zpracováváme údaje zákazníků eshopu na adrese https://eshop.svetluska.net, přičemž zpracováváme osobní údaje, které zákazníci vyplní. Jsou to hlavně fakturační údaje: jméno, příjmení, adresa, email. Osobní údaje potřebujeme zpracovat, abychom splnili uzavřenou smlouvu, tedy dodali zákazníkovi naše zboží. Přes kontaktní údaje se zákazníky komunikujeme ohledně stavu objednávky, případně ohledně reklamací nebo dalších dotazů k objednávce. Osobní údaje zpracováváme pro splnění našich povinností, které nám plynou ze zákona (hlavně pro účetní a daňové účely, případně pro vyřízení reklamací a jiné). Osobní údaje zpracováváme po dobu plnění naší služby, tj. dodání objednaného zboží a poté 12 měsíců od posledního dodání zboží.

Zpracování osobních údajů uživatelů webových stránek

Nadační fond může zpracovávat údaje návštěvníků svých webových stránek (dále jen „stránky“) k zákonem připuštěným účelům, zejména:

• měření návštěvnosti stránek;
• zlepšování obsahu stránek a jejich vývoje;
• zajištění bezpečnosti informačních systémů a sítě Nadačního fondu před útoky nebo zneužitím, a to v obvyklém na trhu prováděném standardu;
• vedení účetní evidence a plnění dalších zákonných povinností.

Zdrojem zpracovávaných údajů je zejména Vaše aktivita na stránkách. Vaše údaje poskytujete Nadačnímu fondu dobrovolně. Pokud by existovala zákonná povinnost nám v některých případech údaje poskytnout, budeme Vás o této skutečnosti informovat.

Pro rozlišení jednotlivých počítačů a individuální nastavení některých služeb používáme na stránkách soubory cookies či jiné obdobné síťové identifikátory. Cookies jsou malé textové soubory, které naše servery ukládají pomocí webového prohlížeče do jednotlivých počítačů. Díky cookies při další návštěvě poznáme, že se jedná o uživatele stejného počítače. Cookies neslouží k získávání jakýchkoli citlivých údajů. Standardní webové prohlížeče podporují správu cookies. Pro detailnější informace, prosím, použijte nápovědu Vašeho prohlížeče. Pokud bude mít Váš prohlížeč použití cookies povoleno, budeme vycházet z toho, že souhlasíte s využíváním standardních cookies ze strany našich serverů.

Detailní informace ohledně práce webů Nadačního fondu Českého rozhlasu a Českého rozhlasu s cookies najdete v Zásadách ochrany osobních údajů Českého rozhlasu v sekci „Cookies“.

Komu jsou zpřístupněny Vaše osobní údaje:

Správcem osobních údajů je Nadační fond Českého rozhlasu. Osobní údaje mohou zpracovávat také další subjekty v postavení tzv. zpracovatelů, se kterými Správce uzavře smlouvu dle platných právních předpisů.

Seznam zpracovatelů či společných správců, s nimiž spolupracujeme, uvádíme níže:

Authentica, s.r.o. – zpracovatel osobních údajů zákazníků eShopu Světlušky za účelem expedice zásilek

Český rozhlas – zpracovatel osobních údajů a rovněž společný správce osobních údajů v rámci projektu Ježíškova vnoučata

Algotech, a.s. – poskytovatel cloudového úložiště je rovněž zpracovatelem osobních údajů Nadačního fondu Českého rozhlasu na základě smlouvy o zpracování osobních údajů s Českým rozhlasem

Bit Carvers s.r.o. - zpracovatel osobních údajů žadatelů a dárců v aplikaci Granty a dárců v aplikaci Péče o dárce (CRM) IT služby (CRM Péče o dárce, grantové aplikace Granty) a poskytovatel služby rozesílání newsletterů

Nadace Via – společný správce osobních údajů dárců shromažďovaných prostřednictvím Darujme.cz

Digital factory, s.r.o. – zpracovatel osobních údajů subjektů, které jsou získávány za účelem podpisu smluv v aplikaci SIGNI

GoOut s.r.o. – společní správci a zpracovatelé osobních údajů zákazníků za účelem prodeje charitativního vstupného nebo startovného v rámci realizace vedlejší činnosti Nadačního fondu

Navara Jaromír – zpracovatel osobních údajů za účelem vývoje, rozvoje a spolupráce na provozu aplikací, na kterých realizujeme naše projekty

Saurusmedia s.r.o. – zpracovatel osobních údajů v rámci PR služeb a mediálního zastoupení

Shoptet s.r.o. – zpracovatel osobních údajů zákazníků eShopu v souvislosti s prodejem zboží na tomto eShopu v rámci realizace vedlejší činnosti Nadačního fondu

wflow.com Czech Republic s.r.o. – zpracovatel osobním údajům subjektů pro účely vedení účetnictví

Jako subjekt údajů máte právo na:

Přístup k osobním údajům – pokud jsou osobní údaje subjektu údajů zpracovávány, má subjekt údajů právo tyto osobní údaje získat a zároveň má právo získat účel zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy. Dále na informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů a informace o skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Opravu, resp. doplnění – právo subjektu údajů na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají.

Na výmaz (být zapomenut) – správce má povinnost osobní údaje zlikvidovat v případě, kdy osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány a neexistuje žádný další právní důvod zpracování, subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, osobní důvody byly zpracovány protiprávně, osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti, osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 obecného nařízení.

Na omezení zpracování – pokud subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby mohl správce přesnost osobních údajů ověřit, zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz a žádá místo toho o omezení jejich použití, správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 obecného nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

Na přenositelnost údajů – právo subjektu údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které správci poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci v případě, že zpracování je založené na právním důvodu souhlasu či smlouvě a v případě, že se zpracování prování automatizovaně.

Na vznesení námitky – právo subjektu údajů vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f). Námitku lze vznést i proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu nebo profilování.

Nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, zahrnujíce i profilování – právo subjektu údajů nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká.

Být informován v případě porušení zabezpečení osobních údajů pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí Správce toto porušení bez zbytečného odkladu subjektu údajů.

V jaké lhůtě je nadační fond povinen odpovědět na moje podání ve věci zpracování mých osobních údajů? Kdy dostanu odpověď na svou žádost? Lhůta pro vyřízení je 30 dnů, v odůvodněných případech po informování žadatele může jít až o 90 dnů.

Kontaktní údaje

Tato Pravidla ochrany osobních údajů Nadační fond v zájmu zachování její aktuálnosti průběžně upravuje a zveřejňuje na webových stránkách nadacnifondcro.cz. 

Dotazovat se, podávat připomínky, žádat o aktualizaci nebo uplatňovat práva ohledně Vašich osobních údajů můžete:

• písemně na adrese sídla Nadačního fondu Českého rozhlasu, Vinohradská 12, 120 00 Praha 2;
• elektronicky na e-mailové adrese info@nadacnifondcro.cz.